Kunskap skapar makt inom demokrati

Aktiv medlem

Mötesformer

Möte

Oavsett vilken form av möte som anordnas finns det vissa regler och formalia, mötesteknik, som bör följas. Den viktigaste anledningen till att vi använder oss av mötesteknik, är att mötet ska genomföras på ett demokratiskt sätt. Var och en ska ha rätt att yttra sig, lägga förslag och vara med i besluten. Vilka regler och formalia som ska användas beror på vad det är för form av möte, antalet deltagare, men också vad gruppen själv kommit överens om.

Årsmöte

Vid ett årsmöte är det viktigt med formalia och regler, dels för att man oftast är en större grupp människor, dels med anledningen av de beslut som fattas. I stadgarna finns fastslaget vad som ska behandlas vid ett årsmöte. Föregående års verksamhet och ekonomi ska godkännas, val till styrelsen ska förrättas och inkomna förslag, motioner, från medlemmarna ska behandlas. Oftast brukar man också besluta om kommande års verksamhet. För att allt ska gå rätt till och vara demokratiskt under mötet är det viktigt med mötesteknik.

Medlemsmöte

Ett medlemsmöte handlar i de flesta fall om en speciell fråga som man vill träffas och diskutera. Det är fortfarande viktigt med mötesteknik så att alla som vill får möjlighet att yttra sig och vara delaktiga på mötet, men det behöver inte vara lika formellt som vid ett årsmöte. Det viktigaste är att mötet och eventuella beslut som ska fattas görs på ett demokratiskt och korrekt sätt.

Andra former av möten

När en arbetsgrupp, projektgrupp eller kommitté träffas är man oftast en mindre grupp av människor. Då är det inte längre så viktigt med formalia, utan mer hur gruppen själv kommer överens om hur mötet ska genomföras.

Om det är en större grupp, t ex ett öppet möte som anordnas för att diskutera någon speciell exempel en kommunal fråga, kan det krävas mer av mötesteknik för att få en bra diskussion. Den som leder mötet ska se till att alla som vill, får komma till tals, och att olika idéer och förslag som kommer fram också antecknas.

Mötesteknik

Mötesteknik är att fatta beslut demokratiskt, och för att ett möte ska kunna genomföras på ett bra sätt utses vissa personer till mötesfunktionärer.

Ordförande är den som leder mötet, ser till att de frågor som ska diskuteras behandlas på ett bra sätt, fördelar ordet och ser till att alla förslag får en rättvis behandling.

Sekreterare utses vid de möten som ett protokoll ska skrivas. Oftast krävs detta för att dokumentera vilka beslut som fattats, men även för att redovisa de frågor och diskussioner som varit. I nästan alla fall görs en dokumentation vid mötet, även om det formellt inte behöver skrivas protokoll, utan kan i stället vara i form av minnesanteckningar.

Justeringsmän utses då ett protokoll ska skrivas, och deras uppgift är att granska och justera protokollet och se till att sekreteraren har fått med allt väsentligt.

Rösträknare är en funktion som oftast bara väljs vid större möten som t ex årsmöten där viktiga beslut fattas. Deras uppgift är att räkna röster vid omröstning i de frågor där det är svårt för ordförande att avgöra vad deltagarna tycker och som då kräver rösträkning.

Genomförande av ett möte

Vid möten brukar det finns en dagordning som innehåller de frågor som mötet har att behandla. I de flesta fall är det bra om den är utskickad i förväg med kallelsen så att deltagarna till mötet vet vad som ska tas upp på mötet och kan förbereda sig. Oftast finns det en punkt för övriga frågor dit deltagarna kan anmäla om det är något annat man vill att mötet tar upp.

Under mötet ska ordförande upprätta en talarlista för att hålla ordning på vilka som begär ordet så att alla som vill har möjlighet att yttra sig.

När en fråga har diskuterats färdigt, frågar ordförande om mötet är redo för att gå till beslut och läser upp de olika förslag som framkommit.

När ordförande ställer de olika förslagen mot varandra kallas det för att ställa proposition.

När mötet är redo för att fatta beslut, görs detta oftast med acklamation, d v s med ja- och nejrop.

Om det visar sig att mötet inte är enigt när beslut ska fattas, sker oftast en omröstningen som kallas votering. Vem som helst av deltagarna vid mötet kan ropa ”votering” om man anser att ordföranden inte har uppfattat röstningen korrekt. En votering kan genomföras på olika sätt. Det vanligaste är att ordförande föreslår en försöksvotering med handuppräckning. Detta innebär att deltagarna istället för att ropa ja eller nej, räcker upp handen när ordförande frågar om de olika förslagen. Oftast kan det vara lättare att avgöra vilket förslag som har övervikt då. Skulle någon deltagare fortfarande inte var nöjd med ordförandes beslut, kan man återigen ropa votering och denna gång sker det med rösträkning. Deltagarna räcker återigen upp händerna för det förslag de vill ska vinna, och rösträknarna som utsetts räknar då dessa personer.

Det finns även något som kallas för sluten omröstning och det innebär att varje mötesdeltagare skriver sitt beslut på en lapp som sedan räknas samman av rösträknarna. Sluten omröstning används oftast vid personval då det finns fler kandidater än vad som ska utses. Man kan också använda sig av sluten omröstning om det är en fråga som man inte öppet vill visa sitt ställningstagande i.

Om en person på mötet vill ta upp en praktisk fråga som inte har med diskussionen om sakfrågan att göra, kan denna person begära ordningsfråga och därmed bryta talarlistan. En ordningsfråga kan till exempel handla om att man vill ge en sakupplysning, att man vill att mötet ska ta en paus eller kanske till och med om att man inte tycker att ordförande leder mötet på ett korrekt sätt.

Liten ordlista inom mötesteknik

Absolut majoritet Att ett förslag får mer än 2/3 av rösterna

Acklamation Röstning genom ja och nej rop

Adjungerad En person får rätt att delta på mötet, dock utan rösträtt 

Ajournering Mötet tar en kortare paus eller ett längre uppehåll

Ansvarsfrihet Ges till styrelsen vid godkännande av föregående års verksamhet

Avslagsyrkande Förslag att ett annat förslag ska avslås

Bordlägga Beslut att skjuta upp en fråga till nästkommande möte

Dagordning Lista över de ärenden som ska behandlas på mötet

Delegera Överlåta beslutande till någon annan

Enhälligt beslut Ingen har en avvikande mening till beslutet

Enkel majoritet Fler än hälften

Fyllnadsval Val av ersättare för någon som lämnat ett uppdrag

Försöksvotering Röstning genom handuppräckning för att visa röstövervikt

Justera Att granska och godkänna t ex ett protokoll 

Jävig Anmärkning att någon har personlig vinnig i frågan

Konstituera Fördela posterna inom en styrelse

Motion Ett skriftligt förslag från medlemmen

Nominera Ge förslag på person

Ordningsfråga Praktisk fråga som kan tas upp när som helst under mötet

Presidium De funktionärer som valts att leda mötet

Proposition Att ställa olika förslag mot varandra

Propositionsordning På vilket sätt förslagen ställs mot varandra

Relativ majoritet Det förslag som får flest röster om man har tre förslag eller fler

Remiss Uppskov av en fråga som lämnas för beredning eller yttrande

Replik Kort inlägg utanför talarlistan för förklaring eller tillrättaläggande

Reservation Meddelande att man inte står bakom ett beslut

Revision Granskning av verksamhet och räkenskaper

Revisionsberättelse Revisorernas redogörelse för sin revision

Röstlängd Förteckning över de som är röstberättigade

Rösträknare Utses på mötet för att räkna röster vid votering och sluten omröstning

Sluten omröstning Skriftlig och anonym röstning

Streck Begärs i debatten och innebär att inga nya sätts upp på talarlistan

Suppleant Ersättare

Talarlista Förteckning över de som begärt ordet

Tidsbegränsning Beslut om en viss talartid vid diskussion

Tilläggsförslag Ett tillägg till något annat förslag

Valberedning Personer som väljs för att lägga fram förslag vid personval

Votering Omröstning

Yrkande Förslag

Att skriva en motion

Som medlem i en s-föreningen har man rätt att lägga förslag till årsmötet, och kanske även till medlemsmötet. Förslaget kallas motion, den som skriver den är motionär och när en motionär skriver en motion kallas det för att motionera. (Men det har ingenting med friskvård att göra, möjligen att hjärnan får lite gymnastik.)

För att lyckas med att få igenom sin motion, sitt förslag, är det inte bara viktigt med sakfrågan, utan också hur man formulerar sig och strukturerar texten.

Rubrik

En rubrik bör vara intresseväckande och ge en vägledning om vad det är man vill föreslå i korthet.

Inledning

I inledningen kan man på ett övergripande sätt beskriva problemet och ge bakgrundsfakta.

Texten

I början av motionens text talar man om vad det är man vill föreslå, och gå igenom argumenten varför man tycker det är ett bra förslag. Därefter kan det vara bra att ta upp motargument och bemöta dessa.

Avslutning

Här sammanfattar man det viktigaste , gärna med ytterligare ett bra argument. Och den sista formulering böra vara:

Jag föreslår mötet besluta

Att (det konkreta förslaget)

Ort och datum

Undertecknande